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イベント主催についての所感 1

お世話になっております。


宴遊会代表の白石です。


いつも当団体が開催している月華遊星にご参加頂きありがとうございます。


無事、今年の月華遊星8も終了いたしました。


沢山のご参加ありがとうございました。


総括の方は、既に書かせていただいておりますので、月華遊星8のイベントのことについては、そちらをお読みください。




この記事では、主催は何を毎回しているのか簡単にお話させて頂きたいと思っています。




尚、この話は、一例であり、すべての主催者に当てはまるものではありません。


そして、宴遊会は、基本的に主催代表である白石が、当日までの作業をほぼ一人で行っています。


イラストを提供いただいたり、相談に乗ってもらったり、手助けをしてくれるメンバーはもちろんいますが、雑用はほぼ一人で行っています。


そして、宴遊会は非営利団体です。長く続けておりますが、イベント主催を生業としているわけではありません。




そんな我々の主催業について知っていて欲しいと思うことがあり、お話させて頂きます。


是非、一度、お読みいただければと思います。





まず、大体一年前から会場を押さえます。会場に電話をして、良さそうな日程で決めてます。今はだいたい、10月の3回目日曜日か、4回目日曜日で予約をとることが多いですね。日程をそこで決めたら、申込書を書いて、身分証明書のコピーと共に送り、予約金を入金します。




それが終わったら、チラシ作成のために作家の方に打診して、作成を依頼します。そうして、出来上がったものに対して、ロゴを担当してくれる方にお願いをして、仕上げます。仕上がったものを印刷所に入稿、各イベントで配布、その配布もサークルさんの協力をえつつ、イベントのチラシ置き場に持ち込んだりしております。


そして、サークル申し込み時期の前には、HPを整備します。尚、HPは、私には難しくて作れないので、協力してくれる友人に作成、運営をしてもらっています。そうやって、HPの準備ができたところで、サークル申し込みの受付開始です。


申し込まれたサークル申し込みを一件一件確認します。不備がないかどうか。全てです。月華遊星8でいうと約80件です。私も普通に仕事をしています。仕事がない休日や仕事終わりにそう言ったチェックの作業をしています。チェックの作業には、申し込み確認の内容確認だけではなく、サークルカットのチェック、入金チェックなどです。


サークルカットは、郵送もあるので、郵送分については私の方で、スキャナーで取り込み、デジタル化作業もしています。


データを全てチェックして、問題のない方達は、サークル参加できます。


以前はメールでの連絡もしていましたが、手間の削減のためにサークルリストをHPに上げることで当落を出し、不備があった方にのみ個別に連絡をする方式にしております。


今回は、基本的に全サークル当選でしたが、重大な不備のある方には、落選となり、返金手続きなども行うことになります。それも、自動でやってくれるわけではないですね。


サークル参加者が確定したら、今度は、サークル配置を行います。サークル数に合わせて毎回机の配置もどうするのが混雑や混乱を最小限に抑えられるかを考え配置しています。机の配置が終わったら、そこにサークル参加の方々を落とし込んでいきます。


全サークルの要項をチェックして、傾向の近い方をグループ化して、近くに配置していきます。全て手作業です。友人がもっと近くにいれば手分けもできますが、そうもいかないのでこれも全部私がやってます。


サークルナンバーが決まったら、サークル配置図も整えて、サークル一覧を作成して、それをHPを担当している友人に投げて、アップロードしてもらってます。今回、リンクに不備が多くご迷惑をおかけしました。これは、私の方のチェック不足でした。不備を指摘していただきありがとうございました。助かります。




さて、ここから、パンフレットの作業です。必要事項などを記載した上で、デザインを友人にお願いしたりして作ってもらってます。アンケートなども基本的には、私が全て募集、集計、ページ作成してます。今回もアンケートはなかなか面白いかなと思います。ご協力ありがとうございました。


もちろん、パンフレットの表紙も並行しています。月華遊星8では、パンフレット表紙を頼むのがほんの少し遅くなってしまい、大変なのご苦労をかけたと思います。とても素敵なイラストが上がってきて私は大満足でした。ロゴもベストマッチに作ってもらえました。本当にありがとうございます。


出来上がったものの最終チェックを行い、印刷所に入稿、入金を済ませたら、パンフレット作業は終了です。




そして、支援印刷所の申請も行います。


申請をして、HPに支援印刷所のリンクを貼ります。


支援印刷所には、私の方で搬入要項を送ったり、直接搬入の時間などの指示をします。




尚、宅配要項につきましては、毎回、宅配業者のヤマトさんに連絡をして、指示を受けて、それを元にサークル案内の宅配要項をつくります。サークル案内は、基本的に毎回決まったものなのでそれほど手間ではありませんが、宅配要項の日付などは毎回編集を行なってます。丸々使いまわせるものはありません。




サークル案内書が出来上がったら、発送です。


別途、毎回サークルチケットを作成してくれる友人力作の素敵なサークルチケットと共に発送です。


約80通。宛名用の用紙を用意して、サークル案内書と頒布物確認書兼パンフレット引換書をまとめてお送りします。それを全部折って、入れて、封をする。全て私が一人、休日などに行ってます。そうやって、発送されます。




その他、じゃんけん大会のためのグッズ制作を手配したりもします。


チラシやパンフレットイラストを使用することが多いのですが、そのまま使える事はほぼないので、加筆修正をお願いしたりして、入稿を行います。




あとは、メールなどで問い合わせがあれば、その都度対応をしています。




あとは、当日の注意事項を書いたり、今回は、8月末の創作活動が本格化するタイミングで、グッズ注意喚起の記事を書きました。




ツイッターでは、時間がある時に注意喚起や、当日に向けてやっておいてほしい事、混雑対応の話。など、させていただいたりしています。ツイッターで先行してお話ししたことをブログにまとめることもあります。




そうして、当日に向けて、入場整理券の作成や、机に貼るサークルカットを用意したり、サークルや本部に貼る貼り紙の数々を用意します。




それと、スタッフ集めですね。


スタッフは、必ずしもセーラームーンファンではありません。なぜかと言えば、外の配置は、せっかくオンリーに来ているのにかわいそう…というのがあり、セラムン好きの人には会場内、もしくは近くのお仕事をお願いして、セラムンとは関係ない友人に協力してもらいその他作業をお願いしています。そう言った友人達には、数ヶ月前からちょこちょこお願いをして回ったりしています。




そして当日を迎えたあとは、会場にお金を払って終了です。


主催業といいますか、毎回私が行っている作業はこんな感じです。


これを毎回、全て、無償で行っています。


イベント主催についての所感 2へ続きます

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